Ihr möchtet eure Abiparty in der Disco feiern? Das ist eine wirklich gute Idee. Denn für Abi-Vorfinanzierungs-Feten bieten sich besonders Diskotheken an. Warum? Weil Discos im Normalfall bereits alle (für eine Party relevanten) Punkte erfüllen. Sei es eine leistungsfähige Ton-/Lichtanlage, Partyatmosphäre, professionelle Bars & Theken, Tanzfläche, genügend Toiletten, Kassen- und Garderobenbereich sowie sämtliche Genehmigungen (z.B. Schankerlaubnis), Versicherungen (z.B. Veranstalter-Haftpflicht) oder gesetzlichen Sicherheitsstandards (z.B. Fluchtwege).
Am besten fragt ihr mal bei euren Lieblingsdiskotheken an, ob eine Abiparty möglich ist. Meistens stellen die Betreiber neben der Location auch Technik und Equipment zur Verfügung – eure Aufgabe ist im Gegenzug die Werbung, mit der ihr für reichlich Gäste sorgt.
Die Konditionen sind mit den jeweiligen Diskotheken individuell zu verhandeln. Folgende Fragen gilt es zu klären:
→ Wer ist offiziell (also rechtlich gesehen) Veranstalter?
→ Wer organisiert / bezahlt den DJ?
→ Wer organisiert / bezahlt die Security?
→ Wer bekommt wieviel % von den Eintrittsgeldern?
→ Bekommt ihr ab der ersten Karte einen Anteil oder beispielsweise erst ab dem 100. Gast?
→ Wer bekommt wieviel % von den Einnahmen aus dem Getränkeverkauf?
→ Ist das Ausschenken eigener Getränke erlaubt? Wenn ja, an einer eigenen Bar?
→ Verdient ihr an den Einnahmen der Garderobe?
Habt keine überzogenen Erwartungen. Der Diskobetreiber ist nicht zwingend auf euch angewiesen. Lasst euch trotzdem nicht über den Tisch ziehen, schließlich soll die Party ordentlich Geld in die Abikasse spülen.
Unsere Empfehlung: Lasst euch nicht auf einen Pauschalpreis ein – wenn ihr vernünftig Werbung macht und das Haus voll wird, ist eine prozentuale Beteiligung immer das Beste. Meistens lassen sich die Betreiber nicht darauf ein, dass ihr auch etwas von den Gastroeinnahmen (also aus dem Getränkeverkauf) bekommt. Wenn dem so ist, solltet ihr allerdings zusehen, dass die Eintrittsgelder komplett an euch gehen. Im Normalfall stellt die Disco DJ und Security zur Verfügung. Falls ihr einen DJ aus den eigenen Reihen an die Turntables bringen wollt, ist das sicher verhandelbar, bringt euch (oder dem DJ) aber sicherlich keine zusätzlichen Einnahmen seitens des Betreibers.
Es gibt so einige Möglichkeiten, die ihr mit dem Betreiber diskutieren könnt. Beispielsweise könnt ihr anbieten, euch an diesem Abend um die Garderobe zu kümmern. Ihr stellt Personal und dürft dafür die Einnahmen für die Garderobengebühr behalten. Seid euch im klaren darüber, dass ihr mit dieser Aufgabe die Haftung für die Kleidungsstücke übernehmt (dies gilt nicht für den Inhalt der Jacken wie beispielsweise, Ausweis, Handy, Portemonaie).
Eine weitere Idee ist, eine eigene Bar neben der „offiziellen“ einzurichten. Ihr sorgt für Getränke und Ausschank. Vielleicht könnt ihr ein zum Abimotto passendes Getränke oder einen speziellen Cocktail anbieten. Die Preise müssen dann natürlich – neben dem Angebot – mit dem Betreiber besprochen werden. Gleiches gilt für die Gewinnaufteilung.
Wichtig für Garderobe und Bar sind eigene Kassen für Wechselgeld und vergesst nicht, euren Stand auch bei der Werbung zu erwähnen. Für beide Angebote benötigt ihr natürlich Servicepersonal. Fragt beispielsweise in den unteren Jahrgangsstufen nach freiwilligen Helfern. Als Dankeschön könntet ihr freien Eintritt gewähren und ein paar Getränke spendieren.
Idealerweise arbeitet ihr in mehreren Schichten, damit auch alle etwas von der Party haben und feiern können. Allerdings sollten die Leute, die eingeteilt sind, auch wirklich arbeiten können und nicht betrunken sein. Es hat sich darüber hinaus bewährt, auch immer ein oder zwei „Springer“ in den Schichtplan zu integrieren, die dann dort aushelfen können, wo es gerade eng ist. Für den Schichtplan ist es wichtig, auch genügend Leute für den Abbau einzuplanen.
Bestimmt auf jeden Fall eine verantwortliche Person, die einserseits während des ganzen Abends Ansprechpartner des Betreibers ist, den Schichtplan überwacht und die Springer entsprechend einsetzt, sowie ab und an die Kassen leert, damit nicht zuviel Bargeld dort herumliegt. Am Ende des Partyabends steht dann noch die Abrech- nung an: Geld zählen, evtl. Dienstleister (DJ, Security) bezahlen, die Einnahmen mit dem Betreiber verrechnen und schließlich den Abbau koordinieren. Diese Person sollte bestenfalls natürlich nüchtern bleiben.
Ganz wichtig: Wenn es irgendwie möglich ist, tretet nicht als Veranstalter auf, denn das hat weitreichende, rechtliche Folgen. Ob der Diskobetreiber ausreichend versichert oder ihr zusätzlich eine Haftpflichtversicherung abschließen müsst, solltet ihr in jedem Fall klären (siehe hierzu auch Auflagen & Genehmigungen für die Abiparty).
